Grupo Comercial Control

Profil de l'entreprise

Grupo Comercial Control, S.A. de C.V. GCC est l'une des entreprises familiales les plus fiables et les mieux gérées du Mexique, qui possède des magasins de détail tels que Kenneth Cole, Mango, Del Sol et Woolworth, ainsi que des restaurants comme Noreste Grill et Café W. Présente dans plus de 50 villes au Mexique, la société règne sur 70 magasins, 50 boutiques, 12 restaurants et deux centres de distribution.

“Nous avons mis en place des examens continus des mouvements de stocks de tous nos grands magasins et de toutes les boutiques au Mexique. Nous pouvons vérifier en quelques secondes quelles marchandises ou succursales représentent un risque pour les objectifs de l'entreprise. Nous avons ainsi détecté des dépenses non autorisées, des cotisations de sécurité sociale inexactes et des invendus dans toutes les succursales.”

Cesar Morán Lopez, auditeur interne du Grupo Comercial Control, S.A de CV

Défi

En raison de marges négligeables, la rentabilité de la vente au détail repose sur une rotation des stocks efficace. Les marchandises manquantes, invendues ou cédées peuvent être à l'origine de pertes importantes. GCC avait besoin de pouvoir détecter les marchandises endommagées, difficiles à écouler ou invendues pour garantir une rotation efficace et augmenter le chiffre d'affaires dans tous les magasins. “« Nous devions examiner toutes les opérations et comme nous étions peu nombreux dans le service, nous y avons passé beaucoup de temps; il y avait environ 10 millions d'opérations par mois dans SAP, qui représentaient les enregistrements de chaque magasin », explique Cesar Morán Lopez, auditeur interne. “Si vous multipliez 10 millions d'enregistrements par 12 magasins, le résultat surpasse les capacités du personnel.”

En plus de surveiller les stocks et de gérer des quantités importantes de données, GCC avait des problèmes de paiements incorrects comme le versement de frais pour l'assurance sociale d'employés qui ne travaillaient plus pour la société et des dépenses non autorisées dans divers services.

Solution

La suite CaseWare Analytics permet d'analyser tout volume ou tout type de données sources afin de détecter les erreurs, les problèmes et les tendances. L'équipe de l'audit interne peut utiliser des analyses évoluées et voir les résultats dans différents formats (rapports, graphiques et tableaux croisés). Aux fins des procédures de surveillance continue de la gestion des stocks et de la comptabilité, les enseignements des analyses sont envoyés aux responsables des processus opérationnels au moyen d'alertes, d'attributions de tâches et de flux de travaux. Les auditeurs internes restent indépendants, et la société a la responsabilité de la surveillance.

En mettant en place des examens d'audit continus des mouvements de stocks dans tous les entrepôts, les centres de distribution, les grands magasins et les boutiques, GCC peut vérifier en quelques secondes quelles marchandises et succursales présentent un risque pour les objectifs de l'entreprise. Grâce à une gestion des stocks améliorée, les charges d'exploitation ont chuté dans tout le groupe d'entreprises.

GCC a également pu réduire la fraude et réaliser des économies radicales en évitant le paiement de frais d'assurance sociale pour d'anciens employés, dû à la lenteur du processus de cessation d'emploi.

Déploiement rapide, facilité d'utilisation et excellent service

À l'occasion d'événements organisés par le Mexican Institute of Internal Auditors (IMAI), Cesar Morán Lopez et son équipe ont découvert l'existence des logiciels de surveillance continue et d'extraction et d'analyse interactives des données. Après avoir évalué les nombreuses solutions, GCC a choisi CaseWare Analytics, parce que ses utilisateurs finaux ont trouvé la solution facile à utiliser et rapide. « On peut faire en cinq minutes une analyse qui nous aurait pris deux jours, ajoute Morán. CaseWare IDEA est très facile à utiliser et à comprendre. Le logiciel ne demande pas d'expertise technique, par exemple chez nous, les comptables l'utilisent.” Et le partenaire de CaseWare au Mexique, Cynthus, avait bonne réputation en raison de son service à la clientèle et de son expertise. Nous avons pensé qu'ils étaient en mesure de bien nous conseiller », dit Morán.

Résultats

Grâce à CaseWare Analytics, GCC a pu :

  • Éviter tous les paiements en trop en surveillant continuellement les paiements d'assurance sociale, la paie des heures supplémentaires et les dépenses non autorisées
  • Réduire les charges d'exploitation de 80 % en 3 ans en surveillant les stocks pour détecter les marchandises endommagées ou manquantes et pour améliorer le processus d'inventaire
  • Déterminer les causes premières des marchandises non vendues en analysant les stocks (mouvement et temps passé dans les stocks) des magasins Del Sol, Woolworth et Locura
  • Améliorer la rentabilité en surveillant les points centraux des activités :
    • Moins-values fournisseurs : découverte de moins-values en raison de retards et de l'ancienneté d'un compte afin d'éviter les problèmes de fourniture
    • Grand livre général : rapprochement de l'activité des comptes d'attente