Georgia Tech

Profil de l'entreprise

Georgia Tech fait constamment partie des dix meilleures universités publiques des États-Unis, selon le magazine américain U.S. News & World Report. Parmi les anciens élèves se trouvent des présidents américains, des lauréats du Prix Nobel de la paix et des chefs d'entreprises figurant au classement Fortune 500. Pendant les principales sessions d'enseignement, Georgia Tech emploie jusqu'à 16 000 personnes sur de nombreux campus dans le monde et fait partie des établissements universitaires et de recherche les plus réputés dans le monde.

 

“Grâce à la surveillance continue des contrôles, nous pouvons analyser la totalité de la liste des opérations mensuelles en quelques minutes seulement. Nous pouvons également retrouver les personnes qui utilisaient deux cartes d'achat afin de contourner le processus d'approvisionnement. Nous n'aurions pas pu faire tout cela manuellement.”

Phil Hurd, CISSP, CISA, directeur de l'audit interne

Défi

Au début des années 2000, Georgia Tech cherchait un processus d'approvisionnement rentable, ce qui l'a menée à adopter les cartes d'achat. Georgia Tech a réussi à faire baisser les coûts des opérations de manière importante et par conséquent, le programme de cartes d'achat a décuplé en moins de dix ans.

Des risques imprévus étaient toutefois associés aux économies de temps et de coûts découlant de l'autorisation faite aux employés de faire des achats directs.  De nombreuses agences d'État, ainsi que Georgia Tech, ont fait l'objet d'incidents de grande ampleur, dus à la fraude liée aux cartes d'achat, par exemple des employés achetant des cadeaux et remboursant des prêts personnels. Un audit de l'État a permis de découvrir une surveillance inadaptée des contrôles internes, dont le rôle est de détecter et de prévenir l'utilisation abusive des cartes d'achat par les employés de l'État.

Georgia Tech a cherché à résoudre ces problèmes en employant du personnel temporaire affecté à l'analyse manuelle des opérations. Mais l'établissement a rapidement compris que recourir à du personnel additionnel faisant des heures supplémentaires pour analyser des feuilles de calcul ne suffirait pas pour examiner chacune des opérations des 2 400 cartes d'achat.

Solution

L'équipe Georgia Tech a choisi CaseWare IDEA® pour l'analyse des données et CaseWareMC Monitor pour la surveillance continue afin de fournir rapidement des résultats et d'accélérer la montée en puissance. Faciles à appréhender et à utiliser, les solutions de CaseWare peuvent être utilisées par des personnes sans expérience des langages de programmation, mais celles-ci doivent connaître le fonctionnement des cartes de paiement.  Georgia Tech travaille actuellement sur l'automatisation de l'analyse de l'intégralité de leurs 180 000 opérations annuelles par carte de paiement. Les analyses des cartes de paiement sont utilisées pour détecter les débits fractionnés afin de contourner les limites des cartes et pour examiner le détail des données des opérations de niveau III afin de mettre en évidence les utilisations non autorisées des cartes. Avec plus de 70 millions de dollars dépensés annuellement pour les cartes de paiement, l'établissement est en mesure de surveiller de nombreuses sources de données simultanément, de détecter des cartes utilisées par d'anciens employés et les paiements en double entre les marchands de cartes de paiement et les dettes fournisseurs. Les analyses automatisées sont également capables de rechercher les achats de carburant inappropriés et d'établir la correspondance des adresses entre les marchands et les employés.

Résultats

  • Analyse automatique et planifiée de toutes les opérations
  • Résolution plus rapide des pannes des contrôles
  • Assurance des recettes
  • Réalisation des objectifs de conformité

L'équipe d'audit interne de Georgia Tech acquière ainsi un niveau d'assurance réellement indépendant sur les cartes de paiement. En examinant les données de niveau III de l'émetteur de cartes, elle est en mesure d'obtenir le détail d'un poste, indépendamment des déclarations des détenteurs de cartes de paiement. Ceci permet également à Georgia Tech de disposer d'une plus grande fenêtre pour déclarer les débits non conformes, ce qui augmente grandement la probabilité de recevoir des remboursements.

Georgia Tech continue à étendre la plateforme de surveillance continue aux aides financières, aux subventions et aux marchés.

Regarder la vidéo : Niveaux de données des cartes d'achat et surveillance continue (Disponible en anglais uniquement)