Enersource

Profil de l'entreprise

Enersource Corporation est une société diversifiée dans l'énergie et les technologies qui sert la Ville de Mississauga depuis plus d'un siècle. Enersource est détenue à 10 % par BPC Energy Corporation (Borealis) et à 90 % par la Ville de Mississauga, en Ontario (Canada). L'entreprise a pour mission d'assurer la distribution sûre et fiable de l'électricité aux clients résidentiels et commerciaux.

“Grâce à la mise en place de la solution, en moins de deux semaines, les résultats étaient assez impressionnants. Au moyen de l'automatisation des processus, nous avons réduit le temps de traitement de la vérification des factures quotidiennes de 5 heures à moins de 5 minutes. Ce qui nous permet donc d'améliorer de manière importante la précision de la facturation.”

Rob Marr, responsable de la facturation

Défi

Enersource doit s'assurer que la facturation des clients est exacte et réalisée en temps opportun. La société avait efficacement mis en place un système de facturation à comptage intelligent pour se conformer aux nouvelles réglementations gouvernementales relatives à la facturation. C'était donc l'occasion pour Enersource d'installer un système de vérification de la facturation fiable. La société utilisait alors un système développé en interne et rencontrait des problèmes de compatibilité avec le nouveau système de facturation à comptage intelligent. La solution qu'elle utilisait demandait d'énormes ressources informatiques et de nombreuses heures pour vérifier l'exactitude des factures. Il était également très difficile, et cela demandait beaucoup de main-d'œuvre, de continuer ainsi. Le traitement des factures quotidiennes prenait au moins cinq heures, et les anomalies détectées étaient alors réparties par courriel, en l'absence de tout processus de suivi de résolution des problèmes.

Enersource a donc entrepris de trouver une solution de vérification des factures qui pouvait :

  • Facilement et rapidement déterminer l'exactitude des factures des clients
  • Donner une vue d'ensemble des contrôles de la facturation en accédant simultanément aux données de diverses sources
  • Répartir efficacement les anomalies au service d'assistance des clients aux fins d'examen avant l'envoi des factures à des tiers pour les imprimer et les envoyer aux clients

Solution de vérification des factures CaseWareMC Monitor

Les parties prenantes d'Enersource ont communiqué avec l'équipe CaseWare Analytics et l'ont conviée au siège pour discuter de leurs problèmes et des objectifs de leur entreprise. Ils ont ensuite choisi de mettre en place la solution de vérification des factures CaseWareMC Monitor. L'installation initiale a pris deux semaines.

Une facturation précise

CaseWareMC Monitor vérifie l'exactitude des factures papier au moyen de calculs indépendants afin de calculer les montants en dollars des factures, qui sont alors comparés à ceux des factures réelles.

Surveillance de multiples sources de données

CaseWareMC Monitor se connecte à de multiples sources de données, telles que des fichiers d'impression des factures, des systèmes de facturation principaux et des feuilles de calcul MS® Excel, afin de créer un référentiel de données, dont les anomalies sont générées en se fondant sur la tolérance définie par l'utilisateur.

Flux de travaux de gestion des problèmes et anomalies

La solution répartit automatiquement les anomalies de facturation aux services d'assistance des clients et de la facturation aux fins d'examen définitif, ce qui permet de s'assurer de l'exactitude des factures et de les envoyer rapidement à l'imprimeur. La solution conserve également un référentiel des résultats et fournit les preuves du travail réalisé aux fins d'examen par les auditeurs.

Résultats

  • La direction peut voir quotidiennement le taux d'erreur de facturation
  • L'exactitude de la facturation s'améliore considérablement
  • Le temps de traitement pour vérifier les factures quotidiennes est passé de 5 heures à moins de 5 minutes
  • Les examens manuels coûteux en main-d'œuvre ont été supprimés
  • Le processus a été entièrement automatisé