Comté de Washoe

 CaseWareMC Monitor aide l'Administration publique du Comté à détecter les paiements en double, à renforcer les contrôles et à anticiper la fraude

 

“CaseWare Monitor nous a aidés à trouver de véritables doublons et à en chercher les causes, ce qui nous a permis de découvrir qu'il fallait renforcer les contrôles d'une procédure de décaissement. Forts de ce succès, nous avons amené d'autres agences de comté à examiner leurs propres doublons. Chaque agence contribue ainsi à la lutte contre la fraude, le gaspillage et les abus”

Alison Gordon, auditrice interne du Comté de Washoe

Principales applications

  • SAP®
  • Logiciel d'analyse de données IDEA®

Défis

Le Comté de Washoe, qui s'étend sur Reno, le Nevada et une grande superficie de hautes plaines et de forêts, a subi la situation économique critique de plein fouet, davantage que la plupart des autres comtés américains. Les recettes de la taxe foncière, touchées par la crise des subprimes, et de la taxe sur les ventes, sur lesquelles pèse un chômage élevé, ont chuté conjointement d'environ 15 % depuis 2007. L'État du Nevada avait prévu de transférer 48,5 millions de dollars en fonds gagés pendant la même période. Le Comté avait en outre connu deux fraudes avant 2010 dont le montant des pertes s'élevait à des millions de dollars.

La direction du Comté de Washoe a alors dû prendre des mesures, telles que :

  • Réduction des dépenses de 123 G$ en quatre ans
  • Suppression de 725 emplois (16 % des effectifs) et réduction de la paie d'au moins 2,5 %
  • Moins de 6 employés à plein temps sur 1 000 [la moyenne nationale est de 10 pour 1 000]

Réduction des effectifs, y compris du service de l'audit interne, Alison Gordon, CPA, CFE, étant la seule compétente pour traiter des problèmes à risque élevé tels que des contrôles de décaissement, la séparation des fonctions, la continuité des procédures de l'entreprise et la prévention de la fraude. Le service d'audit interne avait besoin d'un outil pour détecter et éliminer les erreurs de décaissement malgré les réductions d'effectifs dans toute l'organisation.

Solution

Pour relever ces défis, le Comté a mis en place CaseWare Monitor en le concentrant sur les décaissements; principal domaine de risque financier, opérationnel ou sur la réputation parmi les activités du Comté. La première mission consistait à détecter et à résoudre les paiements en double.

La solution CaseWare Monitor offre

  • une logique sur mesure pour l'organisation afin de détecter les paiements en double dans l'environnement du Comté de Washoe,
  • des scripts entièrement automatisés et programmés,
  • un examen complet des opérations de décaissement pendant 12 mois continus,
  • le signalement immédiat des doublons aux personnes responsables dans les services en question,
  • le suivi et la supervision des réactions aux problèmes et de leur résolution rapides, et
  • la capacité à régler et à modifier la logique de l'organisation comme souhaité.

Résultats

Gordon savait que sans CaseWare Monitor, l'examen continu des paiements n'aurait pas été possible en raison de la taille actuelle des effectifs. La surveillance continue lui a offert un « employé virtuel », capable de détecter les anomalies et d'examiner la totalité des opérations. L'« employé virtuel » signale les problèmes de risque et de contrôles dans un domaine d'audit donné et la laisse y réagir en temps opportun. Grâce à CaseWare Monitor, Gordon peut employer ses compétences et son travail pour détecter les faiblesses des contrôles et en trouver les causes, les tendances et les risques pour ainsi recommandant des solutions de contrôles.

Résultats clés de la solution CaseWare Monitor :

  • Le Comté de Washoe examine les paiements de manière anticipée et signale environ 20 à 25 problèmes par mois.
  • La direction reçoit des notifications rapidement et a ainsi pu récupérer des milliers de dollars depuis début 2012.
  • La collecte, la conservation et la gestion des données sont combinées en une solution unique et celles-ci sont prêtes à être analysées.
  • En nous fondant sur l'analyse des causes premières, nous avons détecté des contrôles de processus qui devaient être modifiés, et des recommandations sont actuellement à l'étude.
  • D'autres services ont participé et reçoivent leurs propres rapports sur les exceptions aux fins d'examen.

Le Comté de Washoe prévoit une augmentation modeste de 1 % de la taxe sur les ventes en 2013, mais on s'attend à une nouvelle baisse des taxes foncières de 2,5 millions de dollars au cours de l'année à venir, en raison de la chute continue du marché du logement au Nevada. Le choix de CaseWare Monitor repose en partie sur sa flexibilité et la possibilité d'ajouter facilement des rapports. Tandis que le Comté de Washoe continue de traiter le manque à gagner prévu, des unités fonctionnelles supplémentaires peuvent participer au renforcement des contrôles. La nouvelle logique de l'organisation permet d'étendre les domaines et les processus surveillés afin de s'assurer d'une utilisation adéquate des fonds limités. Le Comté de Washoe recense actuellement les besoins en matière d'exceptions pour les traiter prochainement.

Vidéo de l'expérience réussie du Comté de Washoe (Disponible en anglais uniquement)