Surveillance des frais de déplacement

Détection des dépenses non conformes avant approbation

Surveillance des frais de déplacement
Compétences
Analyse

Frais de déplacement

L'Association des examinateurs certifiés de fraude (ACFE) signale que le remboursement des frais intervient dans 15 % des cas de fraude, que le temps moyen pour les détecter est de 24 mois, point auquel presque 90 % des produits perdus ne sont plus récupérables1. Ceci peut être imputable à la nature des processus liés aux frais de déplacement qui offrent un pouvoir d'achat supérieur aux employés et provoquent l'augmentation du volume des opérations.

Tandis que les processus traditionnels de décaissement d'une organisation limitent les dépenses à des personnes désignées, le processus de frais de déplacement permet à un nombre supérieur d'employés de faire des dépenses. Les voyages étant de plus en plus inévitables dans les affaires, la fondation de la Global Business Travel Association (GBTA) a déclaré qu'elle s'attendait à ce qu'« aux États-Unis, les dépenses liées aux voyages d'affaires augmentent de 7,1 % en 2014 à 293,3 milliards de dollars2 ». Cette croissance des voyages professionnels augmente les risques de falsification des dépenses et de gonflement des frais professionnels, tels que des vols en première classe, la surévaluation de la consommation de carburant et les demandes en double. L'utilisation croissante des systèmes automatisés de gestion des frais de déplacement a conduit à un temps de traitement accéléré, ce qui a augmenté les risques d'approbation inadéquate. Afin de suivre le rythme du monde des affaires et d'améliorer la conformité, les organisations doivent être en mesure de surveiller l'intégralité des opérations relatives aux frais de déplacement et de prendre des mesures correctives avant la réalisation d'un préjudice matériel.

Surveillance des frais de déplacement CaseWareMC Analytics

La solution permet aux organisations de détecter immédiatement les dépenses non conformes, avant que leur remboursement soit approuvé. Les composants clés de la solution sont les notifications et l'organisation des tâches automatisées qui permettent de suivre toutes les défaillances lorsqu'elles se produisent et d'avoir l'assurance qu'elles sont rapidement traitées.


Télécharger le PDF


1 2012 ACFE Report to the Nations on Occupational Fraud and Abuse 2014 Global Fraud Study
2 GBTA BTI™ Outlook – États-Unis : 2014 T1

 

Analyses automatisées, 24 h sur 24 et 7 j sur 7

Les analyses automatisées continues de toutes les opérations des systèmes financiers et d'achat permettent de repérer immédiatement les anomalies.

Prise en charge des systèmes existants

Prise en charge de tous les processus opérationnels sur tout système et des données de toutes les sources, sans avoir besoin d'infrastructures supplémentaires et en s'intégrant facilement à tout système :

  • Systèmes de gestion des voyages et des frais de déplacement comme Concur®, Apptricity®, SutiSoft®, etc.
  • Progiciels de gestion intégrés tels que SAP®, Oracle®, Infor™, Workday®, Banner®, Microsoft® Dynamics, etc.
  • Données des émetteurs de cartes tels que Bank Of America® Works, J.P. Morgan, U.S. Bank®, Wells Fargo, Citi®, etc.
  • Données de niveau III telles que Visa®, Mastercard®, AMEX
  • Outils de scripts d'analyse des données comme IDEA®, ACL™ et Arbutus™

Flux de travaux de gestion des problèmes

Si une anomalie est détectée, des alertes (accompagnées de directives de résolution) sont automatiquement envoyées aux personnes compétentes dans l’entreprise pour y remédier. Le moteur d'organisation des tâches peut être entièrement configuré afin d'obtenir des processus rationalisés et de multiples niveaux d'escalade hiérarchique, de fixer des échéances, d'ajouter les pièces justificatives, etc.

Demandes de remboursement et dépenses irrégulières

Doublons

  • Détection des demandes de remboursement de frais de déplacement et de cartes d'achat en double (c.-à-d. les dépenses facturées à la fois à titre de coût décaissé et de dépense par carte)
  • Détection des demandes de remboursement identiques dans les multiples notes de frais des employés

Demandes de remboursement de billets d'avion

  • Détection des coûts non couverts par la politique ou des réservations tardives et coûteuses
  • Vérification de la classe de siège des réservations
  • Détection des employés qui se font rembourser le prix d'un billet en première classe au lieu d'un billet en classe économique, sans rendre la différence à la société
  • Détection des employés qui déclarent voyager dans plusieurs villes le même jour

Kilométrage et consommation de carburant

  • Rapprochement des demandes de remboursement pour utilisation d'un véhicule personnel et d'un véhicule de location pour la même période
  • Détecte les cas de demandes de remboursement de kilométrage effectuées pour la même période pour des voitures de location, le carburant ou d'autres moyens de transport
  • Comparaison des demandes de remboursement de kilométrage aux distances déclarées

Hébergement et repas

  • Détection des suites où de multiples employés demandent un remboursement pour la même chambre
  • Détection des dépenses d'hébergement inhabituelles (par emplacement, mois, etc.)
  • Détection des personnes qui rentrent plus tôt chez eux et déclarent avoir séjourné dans un hôtel
  • Détection des demandes de remboursement de repas en double (c.-à-d. plusieurs personnes, le même jour, au même endroit)

Dépenses suspectes

  • Détection des achats au cours des week-ends et des jours fériés
  • Détection des demandes de remboursement de dépenses alors que l'employé est en vacances
  • Détection des paiements ou demandes de remboursement de billets d'avion auxquels aucuns frais d'hôtel et de repas ne correspondent
  • Détection des demandes de remboursement de frais de déplacement et de représentation qui ne se concrétisent jamais (c.-à-d. les billets d'avion, des séminaires, des conférences, des conventions, des frais de scolarité ou des cotisations professionnelles annulés)
  • Détection des crédits non déclarés dans les notes de frais, mais dont les débits correspondants ont été déclarés et remboursés à l'employé

Lutte contre la corruption

  • Détection des pays et des emplacements à risque élevé (Transparency International)
  • Détection des opérations à risque élevé (c.-à-d. les honoraires de conseil, etc.) et le personnel à haut-risque (c.-à-d. représentants de gouvernement, agents, consultants, animateurs, etc.)
 
Non-respect des politiques

Enregistrement/approbation

  • Détection des transactions autorisées par le demandeur
  • Examen des données sur les frais de déplacement pour détecter les employés qui demandent toujours le remboursement de montants qui se situent juste en dessous du seuil autorisé
  • Détection de l'approbation non validée de dépenses

Décaissements

  • Détection du fractionnement potentiel d'opérations pour contourner les limites des cartes (c.-à-d. un employé identique ou de multiples employés, marchands et dates)
  • Détection des opérations qui se situent juste en dessous des montants autorisés (c.-à-d. dans X % des limites des dépenses)
  • Détection des opérations dont les reçus manquent
  • Détection des opérations faites par d'anciens employés
 
Profilage

Profilage des dépenses

  • Augmentation inhabituelle des dépenses moyennes d'un titulaire de carte ou du montant le plus élevé dépensé
  • Détection des habitudes de demandes de remboursement de frais de déplacement élevés en les comparant à ceux d'employés occupant un poste similaire
  • Analyse comparative des dépenses des employés

Profilage des fournisseurs

  • Détection des fournisseurs dont l'activité est supérieure à celle des autres d'un même code de catégorie de marchand
  • Détection des fournisseurs dont les montants et la fréquence sont élevés afin de déterminer les principaux fournisseurs
  • Vérification qu'aucun fournisseur ne se trouve sur la liste de surveillance des terroristes du Bureau du contrôle des avoirs étrangers (OFAC)

Profilage des dépenses

  • Détection des volumes de dépenses moyennes par unité fonctionnelle ou division ou service afin de voir quelles divisions de l'entreprise ont les dépenses les plus élevées
  • Recherche de mots-clés et de phrases de base dans la description des dépenses et création de rapports pour déterminer les demandes de remboursement non valides