Surveillance des cartes d'achat

Assurez-vous que les cartes sont distribuées au personnel idoine et que tous les paiements sont exacts.

Surveillance des cartes d'achat
Capacités
Analyse

Cartes d'achat

Les cartes d'achat permettent de réduire les coûts opérationnels en automatisant les paiements aux fournisseurs et en rationalisant le processus général d'approvisionnement. Mais la découverte de nouveaux avantages et de nouvelles synergies de coûts découlant de l'autorisation faite aux employés de faire des achats directs peut poser de nouveaux risques. Les volumes accrus d'opérations par cartes d'achat, associés à la fraude et à l'utilisation abusive, peuvent poser des difficultés importantes à la haute direction et à diverses parties prenantes souhaitant profiter de tous les avantages du programme de cartes ou l'étendre. Alors que le temps moyen nécessaire pour détecter une fraude à l'approvisionnement est de 24 mois et qu'à ce stade, 89 % de ses effets sont irrécupérables, les organisations doivent être capables de déterminer et de résoudre immédiatement les défaillances des contrôles avant qu'elles produisent des conséquences négatives.

CaseWareMC Analytics pour cartes d'achat

La solution offre aux organisations la possibilité de détecter immédiatement la défaillance des contrôles, la fraude et la fuite d'argent, tout en garantissant la qualité des données, et elle propose une rétroaction sur les mesures clés du rendement de l'ensemble du processus lié aux cartes d'achat. Les organisations disposent maintenant d'un observatoire indépendant des processus et des opérations liés aux cartes d'achat et des contrôles qui y sont associés. Les composants clés de la solution sont les notifications et l'organisation des tâches automatisées qui permettent de suivre toutes les défaillances lorsqu'elles se produisent et d'avoir l'assurance qu'elles sont rapidement traitées.

Avantages de la solution

  • Responsabilité et exactitude

Assurez-vous que les cartes sont distribuées au personnel idoine et que tous les paiements sont exacts en détectant les paiements en double ou erronés lorsqu'ils se produisent, afin d'améliorer le taux de récupération et d'éliminer la nécessité de recourir à des audits après la récupération.

  • Gestion anticipée des erreurs

Détectez immédiatement les abus et les erreurs associés aux cartes d'achat afin de pouvoir affermir les relations avec les marchands. Obtenez ainsi des prix avantageux et réduisez les coûts afin d'établir le programme de cartes d'achat.

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Analyses automatisées, 24 h sur 24 et 7 j sur 7

Les analyses automatisées continues de toutes les opérations des systèmes financiers et d'achat permettent de repérer immédiatement les anomalies.

Prise en charge des systèmes existants

Prise en charge de tous les processus opérationnels sur tous les systèmes et des données de toutes les sources, sans avoir besoin d'infrastructures supplémentaires et intégration facile à tout système :

  • Progiciels de gestion intégrés comme SAP®, Oracle®, Microsoft Dynamics, SunGuard, etc.
  • Systèmes de gestion des frais de déplacement comme Concur®, etc.
  • Données des émetteurs de cartes tels que Bank Of America Works, JP Morgan, US Bank, Wells Fargo, Citi, etc.
  • Données de niveau III telles que Visa®, MasterCard®, AMEX

Flux de travaux de gestion des problèmes et anomalies

Si une anomalie est détectée, des alertes (accompagnées de directives de résolution) sont automatiquement envoyées aux personnes compétentes dans l’entreprise pour y remédier. Le moteur d'organisation des tâches peut être entièrement configuré afin d'obtenir des processus rationalisés et de multiples niveaux d'escalade hiérarchique, de fixer des échéances, d'ajouter les pièces justificatives, etc.

Gestion de cartes

  • Détenteur de carte utilisant une carte non autorisée
  • Absence d'activité du détenteur de carte pendant une période donnée
  •  Employés inactifs (c.-à-d. détecter les opérations faites par des employés anciens, en congé ou en retraite)
  • Responsabilité élevée – comparer l'usage que l'employé fait de la carte avec la limite de crédit pour déterminer si les limites sont excessives ou insuffisantes, afin d'optimiser la ligne de crédit et de réduire la responsabilité

Performance du programme

  • Paiements en double dans les dettes fournisseurs ou les frais de déplacement et de représentation
  • Détection des opérations en double (même marchand, même montant, même jour)
  • Détection de l'utilisation de plusieurs cartes pour des opérations en double (c.-à-d., détection des opérations multiples auprès du même marchand et d'un montant identique sur plusieurs cartes)
  • Opérations fractionnées sur une ou plusieurs cartes (c.-à-d. au moins deux opérations qui ont les similarités suivantes : même date, même fournisseur, même titulaire de carte et mêmes montants)
  • Extraction des opérations qui ont eu lieu en dehors des heures d'ouverture, les jours fériés ou en période de vacances
  • Dépassement de la limite de la carte (c.-à-d. limites d'opération unique, mensuelles, quotidiennes et de la vitesse de circulation)
  • Vérification des habitudes de dépense des employés figurant sur une liste de surveillance
  • Identification des gestionnaires approuvant leurs propres opérations ou des opérations ne relevant pas de leur centre de coûts
  • Recherche par mot-clé : détection des achats non conformes grâce à la recherche de mots-clés dans les commentaires, tels que personnel, bijoux, tabac, électronique, Apple Store, etc.
  • Détection des achats personnels non remboursés
  • Identification des détenteurs de carte n'ayant pas profité d'exonérations fiscales auprès des fournisseurs indiqués
  • Collusion entre le fournisseur et l'employé : détection des crédits excessifs du fournisseur
  • Recours excessif à un même fournisseur
  • Facturation d'un centre de coûts au lieu d'un autre par le détenteur de carte
  • Utilisation excessive du budget alloué à la fin de l'exercice
  • Détection des opérations de faible valeur (pouvant indiquer des achats non conformes)
  • Comparaison des dépenses de l'employé avec les habitudes de dépense internes pour révéler les exceptions

Gestion des politiques

  • Montants nets au dollar près : vérifie que les opérations ne sont pas des avances de fonds
  • Achats auprès de marchands, dont le code de catégorie de marchand (MCC : Merchant Category Codes) est « non autorisé » ou « non recommandé »
  • Vérification de la non-utilisation des cartes pour des achats personnels
  • Achats auprès de marchands figurant sur une liste noire
  • Détection de l'utilisation de cartes fantômes dans une catégorie non prévue
  • Détection des opérations approuvées qui ne sont pas accompagnées de reçu ou d'explications suffisantes
  • Vérification de l'approbation adéquate de l'opération par le gestionnaire