De l'achat au paiement

Détection et résolution immédiates des échecs des contrôles.

De l'achat au paiement (P2P)
Analyse

Fraude liée aux achats

Le processus de l'achat au paiement (P2P) reste l'un des processus opérationnels les plus complexes qui soient, couvrant généralement de nombreux systèmes et de nombreuses opérations. Malgré le niveau d'automatisation et l'implantation des progiciels de gestion intégrée, le processus P2P reste un domaine propice aux fraudes, à la fuite d'argent et à l'inefficacité. Les progiciels de gestion intégrée sont par nature des plateformes permettant d'améliorer continuellement l'entreprise. Mais alors que ces progiciels évoluent pour prendre en compte les changements survenus dans les processus opérationnels et les politiques, il est possible que les conditions de contrôle interne deviennent moins efficaces et se détériorent en raison des changements adoptés initialement pour aider l'entreprise.

Le trop-perçu, les fausses factures et le vol de stocks restent les sources principales de fraude. Chose intéressante, il faut en moyenne 342 jours pour détecter une fraude et à ce stade, 89 % de ses effets sont irrécupérables*. Pour une organisation perdant en moyenne 1,5 M$ par an à cause de la fraude, 1,34 M$ sont perdus.

Surveillance du processus de l'achat au paiement CaseWareMC Analytics

Grâce à CaseWare Analytics, la direction profite d'un observatoire indépendant des processus opérationnels P2P de son entreprise. Il est maintenant possible de surveiller tout processus P2P, quels que soient le système sous-jacent, les sources de données ou leur emplacement. Dans une plateforme d'analyse unique, les données de ces différentes sources sont regroupées, et les anomalies sont présentées à l'examen de la direction. La plateforme d'analyse propose une vision d'ensemble de la santé générale de la surveillance de l'approvisionnement, de la demande jusqu'au paiement, ainsi que de la séparation des fonctions et des données de référence sur les fournisseurs. Grâce à la surveillance automatisée, les responsables des processus opérationnels peuvent profiter d'économies de coûts importantes en déterminant et en résolvant les problèmes à la source, et non plus au cours des audits périodiques uniquement. L'organisation est alors en mesure de déterminer les causes profondes sur lesquelles intervenir afin d'améliorer l'approvisionnement.

Avantages de la solution

  • Détermination et résolution plus rapide des défaillances de surveillance

Profitez d'économies de coûts internes en matière de récupération en repérant et en résolvant les défaillances de la surveillance au moment où elles se produisent, afin d'améliorer les taux de récupération et de réduire les audits postrécupération.

  • Moins de paiements illicites

Détectez immédiatement les paiements frauduleux, erronés ou doublons. Évitez les opérations commerciales avec des fournisseurs non approuvés ou leur double emploi.

  • Maintien de la conformité pendant les modifications

Entamez en toute confiance les modifications dans votre entreprise, sachant qu'une vue d'ensemble vous permet de surveiller toutes les applications et tous les processus. Laissez les opérations courantes suivre leur cours en autorisant les déficiences du contrôle interne connues tout en surveillant de façon continue leurs abus.

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*Étude sur la fraude mondiale en 2012 de l'ACFE

Analyse des stocks

  • Analyse du stock dormant
  • Articles les mieux et les moins bien vendus
  • Rotation la plus élevée ou la moins élevée
  • Modifications excessives du niveau des stocks
  • Conséquences des changements de prix

Facturation

  • Facture rédigée avant le bon de commande
  • Facture ne correspondant pas au bon de commande
  • Dépassement du montant limite de la facture
  • Anomalies relatives aux suites de nombres de la facture
  • Factures adressées à des fournisseurs interdits
  • Conflits liés à la séparation des tâches en matière de facturation

Paiements

  • Paiements ne correspondant pas aux factures
  • Paiements en double dans les systèmes de paiement (progiciel de gestion intégrée, dettes en ligne, cartes d'achat)
  • Paiements fractionnés
  • Paiements rapides
  • Erreurs de numéro de chèque
  • Conflits liés à la séparation des tâches en matière de paiement

Achats

  • Bons de commande dépassant les limites
  • Bons de commande fractionnés
  • Bons de commande anciens
  • Bons de commande en double
  • Bons de commande ne correspondant pas aux demandes
  • Conflits liés à la séparation des tâches en matière d'achat

Réception

  • Comparaison de ce qui est reçu à ce qui a été acheté
  • Conflits liés à la séparation des tâches en matière de réception

Gestion des fournisseurs

  • Fournisseurs doublons potentiels
  • Fournisseurs dont les renseignements ne sont pas valides ou sont manquants
  • Le fournisseur et l'employé ou autre partie liée sont identiques
  • Suppression ou ajout de fournisseurs
  • Fournisseurs figurant sur les listes l'OFAC ou des personnes politiquement exposées