Prévention des remboursements de dépenses frauduleuses : quatre choses que les entreprises peuvent faire

10 Mai, 2017

Selon un audit public récemment publié, le responsable d'un programme d'assurance pour les travailleurs de Caroline du Nord a soumis des justificatifs de frais frauduleux pour obtenir leur remboursement, ce qui a entraîné le versement indu de plus d'un demi-million de dollars.  

Le programme, appelé NC Flex, permet aux employés de l'État de mettre de côté de l'argent avant taxes pour les dépenses comme les frais médicaux non assurés ou les frais de garde. Le responsable du programme est accusé d'avoir soumis de fausses demandes de remboursement de dépenses pour des déplacements, des locations, de l'équipement électronique et d'autres dépenses qui n'existent pas. Le responsable est depuis accusé d'obtention de biens par faux semblant et de larcin commis par un employé, ce qui illustre le fait qu'un programme de remboursement de dépenses puisse se révéler très coûteux s'il n'est pas géré correctement.

Un récent article du magazine CGMA indique que les petites et moyennes entreprises disposent de quatre moyens pour éviter ou détecter la fraude. Voici un petit résumé des éléments mentionnés dans l'article :

  1. Politique relative aux dépenses et aux déplacements – Une politique écrite officielle doit exister, et tous les employés doivent suivre une formation à ce sujet. Il faut ajouter une partie sur les solutions en cas de non-conformité et sur les mesures punitives à prendre en cas de fraude.
  2. Des approbations significatives – Bien qu'il soit essentiel de faire confiance à ses employés, des mesures de contrôle doivent être mises en place. Les personnes qui accordent les approbations doivent examiner les dépenses et être formées sur les détails à vérifier ainsi que sur les raisons de le faire.
  3. Surveillance des coûts – En plus de la surveillance des dépenses soumises, l'équipe des finances doit également examiner la dépense moyenne mensuelle par employé ou le type de dépense (hôtel, repas, etc.) afin de repérer les exceptions. L'article suggère également d'utiliser un logiciel de gestion des dépenses, comme Concur, pour gérer les étapes de l'approbation, conserver les copies de la documentation justificative et faciliter l'analyse des coûts mensuels.
  4. Diriger par l'exemple – Pour simplifier l'application des politiques, les employés tout comme la direction doivent être liés par les mêmes règles et les respecter.

CaseWare Analytics a collaboré avec diverses entreprises pour les aider à surveiller et à analyser leurs opérations liées aux cartes d'achat, aux déplacements et à la représentation, à la procédure de l'approvisionnement au paiement et à d'autres opérations financières. L'une de nos récentes études de cas analyse comment une entreprise énergétique a utilisé CaseWare Monitor pour surveiller les opérations liées aux comptes fournisseurs et à la gestion des fournisseurs en temps réel. Lisez l'étude de cas (actuellement proposée en anglais seulement) pour voir les chiffres et les économies réalisées.

Si vous êtes un utilisateur de Concur et que vous souhaitez perfectionner vos capacités en analyse de données, passez en revue notre connecteur Concur et ce qu'il peut faire pour vous (uniquement en anglais)!

 

À propos d'Anu Sood :

Anu Sood est la directrice des produits et du marketing d'entreprise de CaseWare Analytics et elle est responsable de la stratégie marketing mondiale de la Société. Avant d'entrer à CaseWare Analytics, Anu a occupé divers postes de l'industrie de la haute technologie, où elle a par exemple rédigé des logiciels pour les phonocapteurs ou lancé un nouveau service mondial de communication par satellite. Anu possède une longue expérience en marketing stratégique, en communication d'entreprise, en génération de la demande, en marketing de contenu, en gestion de produit, en marketing produit et en développement de technologie. 

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