Le manque de séparation des tâches coûte cher à la Ville d’Edmonton

12 Octobre, 2016

Un ancien directeur municipal d’Edmonton vient récemment de faire l’objet d’un examen à la loupe pour avoir dépensé près de 140 000 $ en déplacements à l’extérieur de la ville. Alors qu’à ce type de poste il n’est pas inhabituel de faire de nombreux déplacements, ce qui étonne dans cette affaire est le fait que le système ait autorisé le directeur à approuver ses propres dépenses sans presque aucune surveillance.

Bien que la politique de la Ville relative aux frais professionnels prévoie clairement qu’aucun employé ne peut approuver de son propre chef le remboursement de ses frais de déplacement ou professionnels, le directeur municipal était le fonctionnaire le plus haut placé de la municipalité et, par conséquent, personne au-dessus de lui n’avait le pouvoir d’approuver ses déplacements. En outre, alors que le conseil municipal établit un budget pour le directeur municipal et évalue son rendement, il ne contrôle pas ses notes de frais, que le directeur approuve lui-même.

En l’espace de trois ans et demi, le directeur municipal a passé 212 jours de travail à l’extérieur d’Edmonton. Entre janvier et septembre 2015, date de son renvoi, il a passé près du quart de son temps à l’extérieur de la ville et il avait déjà dépensé les 25 000 $ du budget que le bureau du directeur de la Ville avait prévu pour ses déplacements en 2015. Dans l’intervalle, de nombreux projets ont commencé à faire face à des embûches en raison de son absence, tels que le retard important de la célèbre ligne de train léger sur rail, les deux grands projets de pont et la publication de divers rapports d’audit inquiétants.

Afin de limiter la possibilité pour le directeur municipal d’abuser de son poste, la Ville aurait dû mettre en place une séparation des tâches plus stricte. La séparation des tâches est un contrôle interne critique qui permet de réduire la possibilité de fraude ou d’abus en divisant les tâches entre plusieurs membres du personnel – par exemple, en exigeant deux signatures sur un chèque plutôt qu’une seule. Edmonton a maintenant pris des mesures pour améliorer la séparation des tâches et a mis à jour ses politiques à la suite de nombreuses questions de Radio-Canada (CBC). Dorénavant, les directeurs municipaux devront publier publiquement toutes leurs dépenses en ligne afin de s’assurer qu’ils sont tenus responsables de leurs dépenses.

À l’avenir, la Ville devrait également mettre en œuvre une solution de surveillance de la séparation des tâches, telle que la plateforme de surveillance de la séparation des tâches CaseWare. Notre approche globale de la surveillance de la séparation des tâches permet aux sociétés d’avoir une vue d’ensemble de toutes les applications, leur offrant une transparence accrue et la possibilité d’éviter la fraude. Les contrôles de la séparation des tâches sont automatiquement surveillés afin que les violations de ces contrôles soient immédiatement détectées et que la personne intéressée compétente en soit informée. Pour en savoir plus sur notre solution de surveillance de la séparation des tâches, écrivez-nous à l’adresse salesidea@caseware.com ou appelez-nous au 1 800 265-4332, poste 2800. 

 

À propos de Bob Cuthbertson :

Bob Cuthbertson possède une vaste expérience en comptabilité, en audit et en technologie dont il tire profit à son poste de directeur de l'exploitation de CaseWare Analytics. Avant de commencer dans la Division des analyses de CaseWare en 2000, qui s'appelait alors CaseWare IDEA Inc., M. Cuthbertson était vice-président des Services professionnels de l'Institut Canadien des Comptables Agréés (ICCA). M. Cuthbertson est également un CPA (Ontario) spécialisé en technologie de l'information (CA●TI) de l'American Institute of Chartered Public Accountants et il détient un baccalauréat en commerce de la School of Business de l'Université Queen’s.

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