Conseils techniques IDEA : Utilisation de l'option Multiligne dans Report Reader

25 Octobre, 2017

Q. : Depuis que j'ai commencé à travailler avec CaseWare IDEA, je rencontre les mêmes problèmes tous les jours. L'un survient lorsque j'importe des PDF : l'une des colonnes est remplie avec des valeurs de texte qui dépassent parfois une ligne et ne répondent pas à un modèle. Dans ce cas, il est très difficile de faire correspondre chaque ligne avec le bon champ. Voici un exemple de mon problème :

Date Identifiant Numéro fiscal Commentaires
07/12/2014 1 1 commentaire d'une seule ligne 
07/12/2014 2 1 commentaire d'une seule ligne 
07/12/2014 3 1 commentaire d'une seule ligne 
07/12/2014 4 1  
    2 commentaire de plus d'une ligne dans ce cas
07/12/2014 5 1  
    2 commentaire de plus d'une ligne dans ce cas
07/12/2014 6 1  
    2 commentaire de plus d'une ligne dans ce cas
07/12/2014 7 1  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

R. : Vous devez utiliser l'option Multiligne dans Report Reader. Voici votre exemple, recréé pour vous guider :  

Ouvrez votre fichier dans Report Reader. Sélectionnez la première ligne qui contient certains renseignements à utiliser comme couche de base.

Sélectionnez l'option couche de base.

Vous devez maintenant sélectionner une trappe pour montrer à Report Reader quelles lignes importer dans IDEA. J'utilise le numéro fiscal, car il apparaît sur toutes les lignes et il est numérique, dans ce cas il s'agit d'une bonne trappe.

Les lignes sont sélectionnées, mais vous pouvez voir que l'option Multiligne n'a pas été sélectionnée. Je réglerai cela dans quelques minutes.

Ensuite, nous commençons la sélection des champs; le premier est la date, alors mettez en surbrillance la date.

Dans le détail du champ, entrez le nom, date comme type, le masque et pour les cellules vides, indiquez qu'il faut utiliser les valeurs de l'enregistrement précédent.

Entrez les renseignements ID et numéro fiscal. Pour le champ Commentaires, mettez en surbrillance les renseignements, assurez-vous qu'ils sont suffisamment longs pour accepter des champs supplémentaires.

Dans le détail du champ, entrez le nom, les commentaires et sous les attributs, sélectionnez l'option Multiligne.

Plusieurs options vous sont ensuite proposées pour terminer le champ sur une ligne vide, un champ défini ou une longueur de ligne précise, comme trois lignes. Dans ce cas, sélectionnez le champ défini, car les commentaires se terminent lorsqu'un nouvel enregistrement est atteint.

Tous les commentaires sont maintenant mis en surbrillance :

Il faut sélectionner une dernière option : en bas des attributs, vous pouvez décider comment gérer les espaces supplémentaires. La première option est Un seul espace. Si plusieurs espaces existent, Report Reader les supprime et en laisse seulement un. L'autre option est de laisser tous les espaces. Dans cet exemple, sélectionnez Un seul espace.

Enregistrez la couche. Si nous sélectionnons ensuite l'option Aperçu, vous pouvez voir comment toutes les lignes sont maintenant importées.

Enfin, importez le fichier dans IDEA.

– Brian Element, CPA, CIDA, CISE, CFE – Instructeur certifié IDEA et conseiller financier à Services publics et Approvisionnement Canada 

Pour obtenir davantage de conseils techniques IDEA ou pour poser votre propre question sur IDEA, allez à l'adresse www.ideascripting.com.  

 

À propos d'Alain Soublière :

Alain Soublière travaille depuis de nombreuses années dans le domaine des logiciels d'audit informatique. Il a longtemps fait partie de la haute direction à titre de chef de produit IDEA avant de devenir directeur de la stratégie de produit à CaseWare Analytics, puis plus récemment directeur principal de la stratégie produit.   

Se connecter :    Alain Soublière

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