Conseils techniques IDEA : Normalisation des noms de fournisseurs

19 Juillet, 2017

Q. : IDEA offre-t-il un moyen de normaliser les noms de fournisseurs ? Par exemple, j'aimerais modifier AMAZON MKTPLACE PMTS en AMAZON, WAL-MART002 en WAL-MART, et UPS 091238547 en UPS. La base de données sur laquelle je travaille contient au moins 500 000 enregistrements.

R. : Si vous utilisez IDEA 10, cherchez d'abord les doublons exacts, tels que les fournisseurs pour lesquels vous avez un numéro de téléphone, une adresse, un courriel, etc. identique. Supprimez-les de votre population, puis exécutez la fonction Doublons approximatifs sur le reste de la population.  Cela permet de réduire le nombre d'opérations à examiner.

La fonction Doublons approximatifs vous permet de jouer avec la tolérance. La tolérance par défaut est 0,7. Un chiffre plus élevé donne moins de doublons, et un chiffre moins élevé produit plus de doublons. C'est probablement la meilleure façon de commencer, mais il vous faudra quand même examiner les résultats, car deux fournisseurs peuvent avoir des noms similaires, mais des entreprises différentes.

Selon les autres renseignements figurant au dossier, il peut également être nécessaire de chercher les doublons ayant la même adresse, le même numéro de téléphone et la même adresse de courriel. 

– Brian Element, CPA, CISA, CIDA, CISE, CFE – Instructeur certifié IDEA et conseiller financier à Services publics et Approvisionnement Canada

 

R. : Vous pouvez nettoyer le fichier en créant un champ contenant les fonctions imbriquées ou une série de champs utilisant chaque fonction séparément jusqu'à l'obtention du résultat désiré. J'utiliserai votre exemple pour créer un champ d'équation unique.

Cliquez d'abord avec le bouton droit dans le champ Nom du fournisseur, puis choisissez Fusionner les champs dans la liste de choix. Donnez un nom au champ, comme Nomcourtfourn, transformez-le en caractère virtuel en utilisant une longueur de 50 pour vous assurer de ne pas tronquer les noms longs.

Pour votre exemple, l'équation @left(@justletters(nomfournisseur),@isini(" ", nomfournisseur)-1) donnera : AMAZON, WALMART, UPS. Explication de la fonction : vous allez dans Nom du fournisseur et demandez à IDEA de tenir compte uniquement des lettres. Puis, en partant de la gauche du champ, vous sélectionnez les lettres présentes jusqu'à une espace, puis revenez en arrière d'un caractère afin de supprimer l'espace de fin.

Il se peut que cela ne fonctionne pas pour tous les fournisseurs, parce qu'il existe des fournisseurs comme FOREVER21, qui est le nom du fournisseur, et perdre le « 21 » serait déroutant si vous avez un autre fournisseur appelé FOREVER YOURS FASHIONS.

Le nettoyage d'un champ comme vous le décrivez n'est pas une tâche facile, mais grâce à l'utilisation inventive des fonctions et de plusieurs champs, c'est possible.

– Steven Luciani, CPA, CGA, CIDA – Formateur certifié IDEA et spécialiste de l'audit du commerce électronique à l'Agence du revenu du Canada

Pour obtenir davantage de conseils techniques IDEA ou pour poser votre propre question sur IDEA, allez à l'adresse www.ideascripting.com

 

À propos d'Alain Soublière :

Alain Soublière travaille depuis de nombreuses années dans le domaine des logiciels d'audit informatique. Il a longtemps fait partie de la haute direction à titre de chef de produit IDEA avant de devenir directeur de la stratégie de produit à CaseWare Analytics, puis plus récemment directeur principal de la stratégie produit.   

Se connecter :    Alain Soublière

 

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