Conseils techniques IDEA : Comment créer un IDEAScript (Partie 2)

15 Novembre, 2017

Q. : Je souhaite créer un IDEAScript que je réutiliserai; mais je ne connais rien à l'écriture de script et je n'ai pas le temps d'apprendre.

R. : Dans IDEA, vous pouvez créer un script et le réutiliser sans avoir à le modifier, tant que vous suivez quelques règles.

Imaginons le scénario où vous recevez deux fichiers tous les mois : l'un est le fichier des ventes détaillées contenant toutes les opérations de vente du mois, l'autre contient les renseignements sur les clients comme leur nom, leur entreprise, etc. Tous les mois, vous prenez le fichier ventes détaillées et vous le joignez aux renseignements sur les clients afin que chaque opération soit associée au nom d'une entreprise et à celui du client.

Il existe plusieurs méthodes pour créer un IDEAScript, la plus simple étant au moyen de l'historique. Le seul problème avec cette méthode, c'est que dans ce scénario, nous avons deux fichiers, alors que l'historique montre seulement l'historique d'un seul fichier. Si vous ne voulez pas manipuler le script, la meilleure solution est de prévoir ce qui doit être fait. Dans ce cas, trois étapes sont nécessaires :

  1. Importer le fichier ventes détaillées

  2. Importer le fichier de renseignements sur le client

  3. Joindre le fichier de renseignements sur le client aux fichiers ventes détaillées au moyen du champ NO_CLIENT (le champ clé des deux fichiers).

Vous devez également convenir d'une convention d'affectation des noms générique pour les fichiers que vous voulez importer. Nous modifierons le nom des fichiers, alors nous avons besoin d'un nom standard dans IDEA.  

Dans cet exemple, j'ai les fichiers ventes détaillés de 2014 et de 2015. Comme je veux utiliser ces fichiers à différents moments, il faut d'abord renommer le fichier 2014 en ventes détaillées (si l'on analyse le fichier 2015, il faut également le renommer en ventes détaillées). Les fichiers ressemblent à cela :

Maintenant que nous avons défini les étapes nécessaires à suivre et que les fichiers ont été renommés de façon générique, il est possible de créer le script (lors de la première analyse, à moins que la structure des fichiers ou l'analyse soit modifiée à l'avenir).

Allez dans le ruban Macros et sélectionnez Enregistrer une macro.

Faites les deux importations, puis la jonction. Une fois que vous avez terminé, retournez à l'icône Enregistrer une macro et cliquez de nouveau dessus. La boîte de dialogue Créer une macro s'affiche; assurez-vous de sélectionner IDEAScript et de cliquer sur OK.

Vous disposez maintenant d'un script générique qui permet d'importer deux fichiers et de les joindre.

Enregistrez le fichier, car vous le réutiliserez.  

Si vous voulez ensuite procéder à l'analyse (comme obtenir les périodes suivantes dans les fichiers ventes détaillées et renseignements sur le client), créez un nouveau projet ou supprimez ou déplacez les fichiers dans le dossier Projet en cours. Allez dans l'Explorateur Windows et renommez le fichier Ventes détaillées 2015.xlsx en Ventes détaillées.xlsx. Assurez-vous qu'il est conservé au même endroit que le fichier portant sur les périodes précédentes (généralement dans le dossier Fichiers sources.ILB du projet).

L'important pour exécuter le script sans changement est que les noms des fichiers utilisés pour créer le script soient toujours les mêmes chaque fois que vous exécutez le script.

Allez dans le ruban Macros et cliquez sur Exécuter.

Sélectionnez votre script, puis cliquez sur Ouvrir.

Le script est alors exécuté, et l'analyse est recréée avec les nouveaux fichiers. Vous devez aller dans l'Explorateur de fichiers et cliquer sur Actualiser pour voir les nouveaux fichiers.

Vous avez créé un script réutilisable sans modification, qui peut fonctionner sur des fichiers à différents moments. L'astuce à retenir est que le nom des fichiers importés doit toujours rester le même, sinon le script renvoie une erreur indiquant qu'il est incapable de trouver le fichier.

– Brian Element, instructeur certifié IDEA et conseiller financier à Services publics et Approvisionnement Canada

Pour obtenir davantage de conseils ou pour poser votre propre question sur IDEA, allez à l'adresse www.ideascripting.com.  

 

À propos d'Alain Soublière :

Alain Soublière travaille depuis de nombreuses années dans le domaine des logiciels d'audit informatique. Il a longtemps fait partie de la haute direction à titre de chef de produit IDEA avant de devenir directeur de la stratégie de produit à CaseWare Analytics, puis plus récemment directeur principal de la stratégie produit.   

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