Georgia Tech

Perfil de la compañía

Georgia Tech aparece en las clasificaciones una y otra vez como una de las diez mejores universidades públicas en los Estados Unidos en U.S. News & World Report. Entre sus graduados hay presidentes estadounidenses, ganadores del premio Nóbel de la Paz y directores ejecutivos de las empresas del grupo Fortune 500.  Durante las sesiones principales, Georgia Tech cuenta con hasta 16.000 empleados en numerosas facultades en todo el mundo y se encuentra entre las instituciones académicas y de investigación más reconocida de todo el mundo.

 

“Con supervisión continua de controles, podemos analizar toda una lista de transacciones mensuales en cuestión de minutos. Hemos sido capaces de identificar individuos que estaban utilizando dos tarjetas de compra juntas para eludir el proceso de adquisición. Esto es algo que quizás no hubiéramos visto si hubiéramos hecho el análisis manualmente.”

Phil Hurd, CISSP, CISA, Chief Audit Executive

Desafío

A principios de la década de 2000, Georgia Tech ha buscado un proceso más rentable de adquisiciones que condujo a la adopción de tarjetas de compra. Georgia Tech redujo significativamente el coste de transacciones y como resultado de esto, el programa de tarjetas de compras creció diez veces en una década.

Sin embargo, los nuevos ahorros en tiempo y dinero que se lograron al permitir a los empleados hacer compras directas presentó riesgos imprevistos.  Numerosos organismos estatales, así como Georgia Tech, estaban plagados de incidentes de fraude a gran escala que involucraban las tarjetas de compras, por ejemplo, empleados que adquirían regalos y pagaban préstamos personales. Una auditoría estatal descubrió la inadecuada supervisión de controles internos a la hora de identificar y prevenir el uso indebido de tarjetas de compras por parte de los empleados estatales.

Georgia Tech trató de enfrentar estos problemas mediante la contratación de personal temporal para ayudar con el análisis manual de operaciones. Rápidamente descubrieron que aún con el personal adicional trabajando horas extras en el análisis de hojas de cálculo no era suficiente para examinar todas las transacciones de 2.400 tarjetas de compras.

Solución

El equipo de Georgia Tech escogió CaseWare IDEA® para el análisis de datos y CaseWare™ Monitor para la supervisión continua con el fin de proporcionar resultados más rápidos y reducir el tiempo de aprendizaje. Fáciles de aprender y usar, las soluciones de CaseWare no necesitan personal con experiencia en lenguaje de programación, solo conocimiento en la tramitación de tarjetas de compra.  Georgia Tech está trabajando en la automatización del análisis de 100 % de sus 180.000 transacciones anuales de tarjetas de compra. El análisis de tarjetas de compra se utiliza para identificar cargos divididos que burlan los límites de la tarjeta, así como examinar detalles de datos de transacciones de nivel III para resaltar las actividades no autorizadas de tarjetas. Con más de 70 millones de dólares gastados anualmente en tarjetas de compra, son capaces de supervisar múltiples fuentes de datos al mismo tiempo, pueden detectar tarjetas utilizadas por ex empleados y pagos duplicados entre comerciantes de tarjetas de compra y vendedores de cuentas por pagar. Los análisis automatizados también buscan compras inadecuadas de combustible y trata las coincidencias entre comerciantes y empleados.

Resultados

  • Análisis automatizado y programado de todas las transacciones.
  • Resolución más rápida de infracciones de control.
  • Garantía de ingresos.
  • Logro de los objetivos de cumplimiento.

El equipo de auditoría interna de Georgia Tech está logrando una auténtica auditoría independiente de sus tarjetas de compra. Al examinar los datos de nivel III (alto detalle) de su proveedor de tarjetas, pueden de obtener información detallada de los artículos comprados, independientemente de las declaraciones de los titulares de tarjetas de compra. Esto también permite a Georgia Tech tener más posibilidades de identificar cargos que no cumplan con las normas, lo que incrementa enormemente la probabilidad de recibir los reembolsos.

Georgia Tech continuará ampliando la plataforma de supervisión continua a Ayuda financiera y Becas y Contratos.

Ver vídeo: Tarjetas de compra, niveles de datos y supervisión continua (disponible solo en inglés)