De la compra al pago

Identifique y resuelva fallos en los mecanismos de control inmediatamente

De la compra al pago
Analítica

Estafa

El proceso de la compra al pago (P2P) sigue siendo uno de los procesos de negocio más complejos, que a menudo abarca varios sistemas y operaciones. A pesar del nivel de automatización, incluidas las implementaciones de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), la de P2P sigue siendo un área propensa al fraude, fuga de dinero e ineficiencias. Los sistemas ERP son, por naturaleza, las plataformas para la mejora continua de los negocios. Sin embargo, como los sistemas ERP evolucionan para adaptarse a los cambios en los procesos y las políticas comerciales, el entorno de control interno puede llegar a verse comprometido y se deteriora como consecuencia de los mismos cambios introducidos para ayudar inicialmente a la empresa.

Los pagos en exceso, la facturación falsa y el robo de los inventarios siguen siendo las principales fuentes de fraude. Curiosamente, se necesita un promedio de 342 días para detectar un fraude y en ese momento el 89 % de las cantidades involucradas son irrecuperables*. Para la organización media con un fraude anual de 1,5 millones de dólares, se pierden 1,34 millones.

CaseWare™ Analytics: control del proceso de la compra al pago

Con CaseWare Analytics, la gerencia dispone de un punto de observación independiente sobre sus procesos de negocio P2P. Todo proceso de P2P se puede controlar, independientemente de los sistemas, las fuentes o localizaciones de datos subyacentes. En una sola plataforma de análisis, se consolidan los datos de estas fuentes dispares y las anomalías se presentan a la gerencia para su revisión. La plataforma de análisis permite conocer la solidez general de los controles de compra desde el realizar el pedido hasta el pago, así como la segregación de funciones y los datos maestros de los proveedores. Con un control automatizado, los propietarios de procesos de negocio pueden obtener importantes ahorros mediante la identificación y solución de los problemas en su origen, en lugar de hacerlo durante las auditorías periódicas. La organización también incorpora inteligencia para identificar las causas raíz que ahora se pueden abordar para ayudar a la mejora general del proceso de adquisición.

Ventajas de la solución

  • Identificar y resolver fallos en los mecanismos de control más cerca del momento del acontecimiento

Obtenga ahorros en la recuperación de costos de forma interna mediante la identificación y solución de fallos en los mecanismos de control a medida que se producen, con lo cual mejoran los índices de recuperación y disminuye la dependencia de las auditorías posteriores a la recuperación.

  • Menos pagos indebidos

Detecte inmediatamente los pagos fraudulentos, erróneos o duplicados. Evite las transacciones comerciales con proveedores no aprobados o potencialmente duplicados.

  • Cumplimiento sostenible mientras se implementan los cambios

Introduzca cambios en el negocio con la confianza de saber que tiene un panorama general de todos los controles de aplicación y proceso. Permita que las operaciones cotidianas sigan su curso, al admitir las deficiencias de control conocidas, mientras continúa el monitoreo de los abusos.

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* 2012 ACFE Global Fraud Study

Análisis de inventario

  • Análisis de existencias improductivas.
  • Artículos más comprados y menos comprados.
  • Volumen de negocios mínimo y máximo.
  • Cambios excesivos en el nivel del inventario.
  • Impacto en el cambio de precios.

Facturación

  • Factura creada antes de la orden de compra.
  • Factura que no coincide con la orden de compra.
  • Factura que excede los límites establecidos.
  • Factura con secuencias numéricas anómalas.
  • Facturas a proveedores prohibidos.
  • Conflictos de segregación de funciones relacionadas con la facturación.

Pagos

  • Los pagos no coinciden con la factura.
  • Pagos duplicados en todos los sistemas de pago (ERP, cuentas electrónicas por pagar, tarjetas de compras).
  • Pagos divididos.
  • Pagos rápidos.
  • Omisiones en números de cheques.
  • Conflictos de separación de tareas de pago.

Compras

  • Se excedieron los límites establecidos para las órdenes de compra.
  • Órdenes de compra divididas.
  • Órdenes de compra antiguas.
  • Órdenes de compra duplicadas.
  • Órdenes de compra que no coinciden con los pedidos
  • Conflictos de segregación de funciones relacionadas con las compras

Recepción

  • Recibido comparado con comprado
  • Conflictos de segregación de funciones relacionadas con la recepción

Gestión de proveedores

  • Posibles proveedores duplicados
  • Proveedores con información inválida o que falta.
  • Vínculo entre proveedor y empleado, y otras partes relacionadas
  • Proveedores eliminados o agregados
  • Proveedores en listas PEP y OFAC