Control de viajes y gastos

Identifique gastos no autorizados antes de que se aprueben

Control de viajes y gastos
Capacidades
Análisis

La Asociación de examinadores de fraude titulados (ACFE) informa que el 15% de los fraudes están relacionados con el reembolso de gastos y el tiempo promedio de detección es 24 meses, en cuyo plazo casi el 90% de los ingresos perdidos es irrecuperable.1 Esto se puede atribuir a la naturaleza del procedimiento gestión de viajes y gastos que conduce a que más empleados ganen poder adquisitivo y aumenten el volumen de transacciones.

Mientras que los procedimientos de reembolso tradicionales en una organización limitaban el gasto de recursos a individuos seleccionados, el procedimiento de viajes y gastos permite que un mayor número de empleados realicen gastos. Al ser los viajes una actividad comercial cada vez más necesaria, la fundación de la Asociación global de viajes de negocio, Global Business Travel Association (GBTA) ha declarado que está previsto que “el gasto en viajes de negocio en EE. UU. alcance el 7,1% en 2014 hasta llegar a los $293,3 miles de millones de dólares.”2 Este crecimiento en viajes de negocio aumenta el riesgo de que se falsifiquen o inflen gastos empresariales tales como volar en primera clase, exagerar el gasto de rendimiento de combustible y hacer presentaciones duplicadas. Es más, un uso incrementado de sistemas automatizados de gestión de viajes y gastos ha conducido a un tiempo de procesamiento más rápido lo cual incrementa el riesgo de aprobaciones incorrectas. Para poder mantenerse al ritmo del negocio y aumentar el cumplimiento de políticas, las organizaciones deben estar en una posición que les permita ganar visibilidad sobre el 100% de las transacciones de viajes y gastos y realizar las correcciones necesarias antes de que se produzca cualquier pérdida material.

CaseWare™ Analytics para la supervisión de controles de viajes y gastos

La solución proporciona a organizaciones la oportunidad de identificar inmediatamente gastos no autorizados antes de que se aprueben sus reembolsos. Los componentes clave de la solución son notificaciones automatizadas y flujos de trabajo que pueden rastrear todas las deficiencias que se producen, así como garantizar que el asunto se trate en el momento oportuno.


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1 Informe de la ACFE (Asociación de examinadores de fraude titulados) a la nación sobre fraude y abuso ocupacional: 2014 Informe global sobre fraude
2 GBTA BTI™ Outlook – Estados Unidos: 2014 Q1

 

Análisis automatizados las 24 horas del día

El análisis permanente y automatizado de todas las transacciones en los sistemas financieros, de adquisiciones y de viajes y gastos le permite descubrir anomalías inmediatamente.

Compatibilidad con sistemas existentes

Admite cualquier proceso de negocio en cualquier sistema y con datos de cualquier origen, sin infraestructura adicional y se integra fácilmente con cualquier sistema:

  • Sistemas de gestión de viajes y gastos, como Concur®, Apptricity®, SutiSoft®, etc.
  • (ERPs) tales como SAP®, Oracle®, Infor™, Workday®, Banner®, Microsoft® Dynamics, etc.
  • Datos de los proveedores de tarjetas, como Bank Of America® Works, J.P. Morgan, U.S. Bank®, Wells Fargo, Citi®, etc.
  • Datos de nivel III, como Visa®, Mastercard®, AMEX.
  • Herramientas de secuencias de comandos para análisis de datos, como IDEA®, ACL™ y Arbutus™.

Flujo de trabajo para gestionar cuestiones y anomalías

Una vez que se identifica una anomalía, automáticamente se envían alertas (con las instrucciones de resolución) a la parte interesada de la empresa para su resolución. El motor de flujo de trabajo es totalmente configurable, lo que se traduce en un proceso simplificado con múltiples niveles de escalamiento, establecimiento de plazos, incorporación de documentación de apoyo, etc.

Reclamaciones y gastos incorrectos

Duplicados

  • Identifique reclamaciones duplicadas de viajes, gastos y tarjetas de compra (es decir, gastos cargados como gastos extra y como gastos de tarjeta)
  • Identifique la misma reclamación en varios informes de gastos de empleados

Reclamaciones de tarifas aéreas

  • Identifique gastos fuera de la política de gastos o cargos por reservas realizadas demasiado tarde
  • Identifique si se usa la clase de asiento apropiada
  • Identifique si el empleado ha devuelto un pasaje de primera clase para cambiarlo por uno de clase turista pero no ha reembolsado la diferencia a la empresa
  • Identifique a empleados que reclaman haber viajado a varias ciudades el mismo día

Transporte y rendimiento de combustible

  • Compare reclamaciones por gastos de uso de vehículo personal con gastos de alquiler de automóvil en el mismo período
  • Identifique casos en los cuales las reclamaciones de gastos de rendimiento de combustible se hicieron para el mismo período de tiempo para otro automóvil alquilado, gasolina u otro tipo de transporte
  • Compare las reclamaciones de gastos de rendimiento de combustible con la distancia declarada

Alojamiento y comidas

  • Identifique suites con varios empleados que reclaman reembolsos por la misma habitación
  • Identifique gastos de alojamiento que están fuera de la norma (por lugar, mes, etc.)
  • Identifique empleados que hayan regresado a casa temprano pero reclamen la estancia en hotel
  • Identifique reclamaciones duplicadas para comidas (es decir, varias personas, el mismo día, el mismo local)

Gastos sospechosos

  • Identifique compras realizadas en fines de semana y días festivos
  • Identifique reclamaciones de gastos realizados en períodos cuando el empleado estaba de vacaciones
  • Identifique reclamaciones por pagos de tarifas aéreas que no cuenten con los correspondientes cargos de hotel y comidas
  • Identifique reclamaciones de viajes y representación que nunca se materializaron (es decir, pasajes de avión, seminarios, conferencias, convenciones, matrículas, honorarios)
  • Identifique saldos positivos no declarados en un informe de gastos cuyos débitos correspondientes se han declarado y se han reembolsado al empleado

Contra el soborno y la corrupción

  • Identifique países y regiones de alto riesgo (transparencia internacional)
  • Identifique transacciones de alto riesgo (es decir, honorarios de asesoramiento, etc.) o personal de alto riesgo (es decir, funcionarios públicos, representantes, asesores, mediadores, etc.)
 
Infracciones de normas

Registro y aprobación

  • Identifique transacciones realizadas por el mismo solicitante
  • Examine datos de gastos de viajes para identificar a empleados que constantemente reclaman cantidades justo por debajo del límite permitido
  • Identifique potenciales aprobaciones de gastos no revisados

Desembolsos

  • Identifique potenciales transacciones divididas para eludir límites de tarjeta (es decir, el mismo o varios empleados, vendedor y fecha)
  • Identifique transacciones justo por debajo del límite permitido (es decir, dentro del X% del límite permitido)
  • Identifique transacciones sin recibos
  • Identifique transacciones realizadas por ex empleados
 
Trazado de perfiles

Empleados

  • Aumento inusual de los gastos promedio del titular o la cantidad más alta gastada
  • Identifique patrones de reclamación de viajes y gastos grandes e inusuales comparados con los gastos de empleados en una función similar
  • Compare y evalúe el gasto de empleados que desempeñan funciones similares

Proveedores

  • Identifique proveedores con más actividades que otros en el mismo código de categoría de comercio
  • Identifique proveedores con grandes cantidades y mucha frecuencia para determinar cuáles son los proveedores principales
  • Asegúrese de que no haya proveedores que figuren en la lista de vigilancia anti terrorista de la OFAC

Gastos

  • Averigüe el tamaño promedio de gastos por unidad empresarial, división o departamento para identificar divisiones comerciales con altos gastos
  • Busque palabras clave o frases en descripciones de gastos e informes para identificar reclamaciones inválidas