Control de tarjetas de compra

Asegúrese de que las tarjetas estén en manos del personal adecuado y que todos los pagos sean 100 % precisos

Control de tarjetas de compra
Capacidades
Analítica
Concur® Certified

Tarjetas de compra

Las tarjetas de compra pueden reducir los gastos de funcionamiento mediante la automatización de pagos a proveedores y la racionalización del proceso general de adquisiciones. Sin embargo, los nuevos beneficios y sinergias de costes que se logran al permitir a los empleados hacer compras directas pueden presentar riesgos imprevistos. El aumento del volumen de operaciones con tarjetas de compra, junto con el fraude y el uso indebido, pueden plantear serios problemas para la alta dirección y otras partes interesadas que pretendan aprovechar todos los beneficios del programa de tarjetas o lograr la expansión del programa. Como el tiempo promedio para detectar una estafa es de 24 meses, después de los cuales el 89 % de las cantidades estafadas son irrecuperables, las organizaciones deben ser capaces de identificar y resolver fallos de control de forma inmediata, antes de que tengan un impacto negativo.

CaseWare™ Analytics para tarjetas de compra

Esta solución proporciona a las organizaciones la posibilidad de identificar de forma inmediata brechas de control, tácticas fraudulentas y fugas de dinero, al tiempo que garantiza la calidad de los datos, y proporciona información sobre las métricas clave de rendimiento a través de todo el proceso de uso de las tarjetas de compra. Ahora las organizaciones pueden tener un método de supervisión independiente para controlar los procedimiento de uso de las tarjetas de compra, las transacciones bancarias y los controles asociados. Los componentes clave de la solución son notificaciones automatizadas y flujos de trabajo que pueden rastrear todas las deficiencias que se producen, así como garantizar que el asunto se trate de manera puntual y efectiva.

Ventajas de la solución

  • Responsabilidad y precisión

Asegúrese de que las tarjetas estén en manos del personal adecuado y que todos los pagos sean 100 % precisos al identificar pagos duplicados y erróneos en cuanto se producen, mejore las tasas de recuperación y elimine la necesidad de auditorías posteriores a la recuperación.

  • Gestión dinámica de errores

Reconozca inmediatamente los abusos y errores relacionados con las tarjetas de compra y esté en una mejor posición para consolidar las relaciones comerciales. Como resultado, establezca una estructura de precios favorable y reduzca los costes para ayudar a establecer firmemente el programa de tarjetas de compra.

Descargar PDF

Análisis automatizados las 24 horas del día

El análisis permanente y automatizado de todas las transacciones en los sistemas financieros y de adquisiciones le permite descubrir anomalías inmediatamente.

Compatibilidad con sistemas existentes

Es compatible con cualquier proceso de negocio en cualquier sistema y con datos de cualquier origen, sin infraestructura adicional y se integra fácilmente en cualquier sistema:

  • Sistemas ERP, como SAP®, Oracle®, Microsoft Dynamics, SunGuard, etc.
  • Sistemas de gestión de desplazamientos y gastos de representación, como Concur®, etc.
  • Datos de los proveedores de tarjetas, tales como Bank Of America Works, JP Morgan, US Bank, Wells Fargo, Citi, etc.
  • Datos de nivel III, como Visa®, Mastercard® y AMEX.

Flujo de trabajo para gestionar cuestiones y anomalías

Una vez que se identifica una anomalía, automáticamente se envían alertas (equipadas con las instrucciones de resolución) a la parte interesada de la empresa que pueda implementar una solución. El motor de flujo de trabajo es totalmente configurable, lo cual implica un proceso simplificado que incluye múltiples niveles de escalamiento, el establecimiento de plazos, la incorporación de documentación de apoyo, etc.

Gestión de tarjetas

  • Titular de tarjeta que usa una tarjeta no autorizada
  • Titulares de tarjetas con actividad cero en un período de tiempo específico
  •  Empleados inactivos (es decir, identificación de tarjetas utilizadas por personas que no figuran en la base de datos de personal)
  • Mayor responsabilidad: comparar el nivel de uso de tarjeta por parte del empleado con el límite de crédito para determinar si el límite de crédito es demasiado alto o bajo y optimizar el uso de la línea de crédito o minimizar la responsabilidad

Rendimiento del programa

  • Pagos duplicados a través de Cuentas por pagar o Gastos de viajes y representación
  • Transacciones duplicadas (el mismo comercio, la misma cantidad, el mismo día)
  • Tarjetas con múltiples transacciones duplicadas (es decir, identificación de las transacciones múltiples con el mismo comercio y la misma cantidad en varias tarjetas)
  • Separación de transacciones en una o varias tarjetas (es decir, dos o más transacciones que muestran las siguientes similitudes: la misma fecha, el mismo proveedor, el mismo titular de la tarjeta y la misma cantidad)
  • Extracción de transacciones efectuadas en días festivos o durante períodos de vacaciones
  • Límites de tarjeta excedidos (es decir, límites de transacción única, transacciones mensuales, cantidades diarias y uso predefinido)
  • Verificación de patrones de uso de tarjetas por parte de empleados en una lista de vigilancia
  • Identificación de directores que aprueban sus propias transacciones o transacciones fuera de su centro de coste
  • Búsqueda de palabras clave: detección de compras que no cumplen las normas mediante la búsqueda de palabras clave en los comentarios de cada compra. Algunos ejemplos de palabras clave son: uso personal, joyas, tabaco, sistemas electrónicos, tienda Apple, etc.
  • Identificación gastos personales que no han sido rembolsados
  • Identificación de titulares de tarjetas que no recibieron exenciones de impuestos en compras a proveedores especificados
  • Confabulación entre proveedor y empleado: identificación de ingresos excesivos por parte de un proveedor
  • Uso excesivo de un único proveedor
  • Titular de tarjeta que carga compras al centro de coste incorrecto
  • Uso excesivo de presupuesto a finales de año
  • Identificación de transacciones de pequeñas cantidades (pueden ser un indicativo de compras no autorizadas)
  • Comparación de gastos de empleados con patrones de gasto interno para descubrir valores atípicos

Gestión normativa

  • Cantidades netas uniformes, exactas o redondeadas: verifica que las transacciones no se usan para obtener anticipos en efectivo
  • Compras a comercios con códigos de categoría de comercio bloqueados (MCC)
  • Verificación de que las tarjetas no se usan para compras personales
  • Compras a comercios incluidos en una "lista de vigilancia"”
  • Identificación de todas las tarjetas "opacas" que se usan fuera de la categoría esperada
  • Identificación de transacciones aprobadas que no adjuntaron comprobante o una explicación suficiente
  • Verificación de que las transacciones sean aprobadas correctamente por el director

CASEWARE P-CARD MONITORING SOLUTION: INTEGRATION WITH CONCUR®

CaseWare Analytics and Concur have partnered to bring you insights into your P-Card and T&E programs. As a Concur customer you can extract and analyze expense report data using CaseWare’s solution to detect exceptions and anomalies, so you can be assured that program objectives are being met.

CaseWare’s integration with Concur reduces the effort involved in requesting and acquiring data for processing. Benefits include:

  • Significantly reduced time to acquire data
  • Automated data transfers from Concur to the CaseWare P-Card Monitoring Solution
  • No need for data dumps
  • Ability to extract data based on any frequency
  • Secured data transfers between Concur and the CaseWare P-Card Solution

HOW IT WORKS?