Sugerencia técnica de IDEA: Uso de funciones @ en auditorías fiscales

21 de Junio de 2017

P: Soy auditor fiscal y me gustaría utilizar IDEA para comprobar registros de ventas y compras, examinar márgenes de beneficios y verificar que los impuestos se registran correctamente. ¿Qué funciones @ me pueden ayudar a la hora de anexar archivos, ordenar facturas de compras y enlazar nombres con direcciones similares?

R: Para su proyecto, necesitaría usar la función @lower para enlazar dos archivos basados en campos de caracteres. Imagínese que está en una organización en la que no existe una integración perfecta entre el sistema del libro mayor y el de cuentas por pagar, lo cual crea un entorno muy poco flexible en el que la información de compra se tiene que introducir manualmente tanto en el libro mayor como en cuentas por pagar. Supongamos que el enlace entre los dos sistemas es un ID de pedido de compra (POID) que es una combinación de letras y números (por ejemplo, P322sz). Si es necesario introducir esto en cada sistema, existe la posibilidad de que los empleados usen mayúsculas y minúsculas indistintamente en cada sistema.

Si estuviera intentando comprobar que todos los elementos del sistema de cuentas por pagar se han introducido también en el sistema del libro mayor tomando el archivo de cuentas por pagar como el archivo primario y el archivo del libro mayor como el archivo secundario, y si estuviera intentando localizar los registros que no se encuentren en el archivo secundario, tendría que asegurarse de que los campos del pedido de compra siguen la misma pauta de mayúsculas para descartar los falsos positivos. De esta manera, tendría que crear un nuevo campo en el archivo de cuentas por pagar usando la ecuación @lower(POID) y un nuevo campo en el libro mayor usando la misma ecuación. El siguiente paso sería realizar un análisis de coincidencias en el archivo enlazado usando los nuevos campos en minúsculas que ha creado. De esta manera, puede asegurarse de que si algún pedido de compra no consta en el libro mayor es porque no se llegó a introducir, no porque una letra estaba en minúscula en uno de los sistemas y en mayúscula en el otro.

– Steven Luciani, CPA, CGA, CIDA – Instructor acreditado de IDEA y Especialista en auditorías de comercio electrónico en la Agencia Tributaria de Canadá

 

R: La función @lower cambia todas las letras mayúsculas de un campo a minúsculas.  En versiones anteriores de IDEA, era necesario usar las funciones @lower o @upper para comparar campos con texto. Esta función se tenía que combinar con @Isin para encontrar coincidencias. 

Imagínese que deseaba buscar la palabra PO BOX en un campo carácter. En el campo podría aparecer "PO Box", "po box" o cualquier otro formato. En ese caso, habría sido necesario utilizar la función @lower para normalizar el campo y realizar la búsqueda. La ecuación sería @Isin("po box", @lower(Dirección)). Esto cambiaría todo el texto del campo Dirección a minúsculas para poder realizar la comparación de "po box".  Ahora IDEA ha añadido una función llamada @Isini que se ocupa de esto automáticamente, y las funciones @upper y @lower se han convertido en vestigios del procedimiento de comparación que existía anteriormente.

También puede usar estas funciones para alterar el formato.  Por ejemplo, en Canadá los códigos postales son una mezcla de letras y números, de manera que si yo quisiera normalizar el código postal para un informe, podría usar @lower o @upper para asegurarme de que todos los caracteres están en minúscula o en mayúscula.

Si tiene que enlazar nombres y direcciones usando la función @Isin, es recomendable que use @lower para no tener que preocuparse de si las mayúsculas y las mayúsculas coinciden.

– Brian Element, CPA, CISA, CIDA, CISE, CFE – Instructor acreditado de IDEA y Asesor financiero en obras públicas y servicios y servicios gubernamentales de Canadá

Si desea descubrir más sugerencias y trucos de IDEA, consulte los foros de IDEAScripting.com

 

Alain Soublière:

Alain Soublière cuenta con muchos años de experiencia trabajando con software de auditoría. Fue director ejecutivo de producto para IDEA durante muchos años hasta convertirse en director ejecutivo de estrategia para CaseWare Analytics y más recientemente en director general de estrategia de productos.   

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