Sugerencia técnica de IDEA: Uso de archivos PDF

14 de Junio de 2017

Los auditores suelen recibir información en archivos PDF que deben importar a IDEA para poder analizar. A continuación le ofrecemos varias sugerencias técnicas de nuestra comunidad de usuarios que le ayudarán a trabajar con archivos PDF.

Importación de archivos PDF

P: Cuando abro un archivo PDF específico en Adobe Reader, las columnas aparecen alineadas con los títulos de columna y presentan un formato adecuado. Sin embargo, cuando proceso el archivo con Report Reader en IDEA, parece que los datos de las columnas se desplazan. He intentado usar la técnica de la referencia flotante sin mucho éxito, pero cuando abro el archivo en Monarch las columnas permanecen alineadas. ¿Existe alguna solución fácil?

R: Afortunadamente, sí que existe una solución sencilla. Vuelva a imprimir el archivo en PDF y cambie el valor "Predeterminado" a "Alta calidad". – Brian Element, Instructor acreditado de IDEA y Asesor financiero en obras públicas y servicios y servicios gubernamentales de Canadá

 

Apertura de archivos PDF grandes

P: ¿Cómo puedo reducir el tiempo que lleva abrir archivos PDF grandes?

R: Una vez que haya abierto un archivo PDF grande y lo haya convertido a un archivo de texto, este método le permitirá reducir el tiempo que se tarda en abrir estos archivos:

  • Haga clic en Archivo > Opciones y seleccione la pestaña Carpeta. Apunte la ruta de la ubicación en la que se almacenan sus carpetas temporales.
  • La primera vez que abra el archivo PDF en Report Reader, abra el Explorador de Windows y localice la copia .txt del archivo que se creó en la carpeta temporal. Copie este archivo a su carpeta Archivos fuente (o a la ubicación en la que se encuentre el archivo PDF original).

Gracias a este sencillo procedimiento de dos pasos no tendrá que volver a esperar cada vez que abra el archivo. – Audimation Services, socio de distribución de CaseWare IDEA

 

Importación de múltiples archivos desde Report Reader

P: Tengo 12 informes de ventas mensuales que me gustaría importar a IDEA. ¿Cómo puedo importarlos, aplicar una plantilla y combinar los resultados para crear una base de datos?

R: Use mi script de importación de múltiples archivos, que le permite seleccionar múltiples archivos (siempre y cuando esté usando la misma plantilla). Después, utilice la función de anexar como de costumbre.

Otra opción sería crear un script que lleve a cabo todo este proceso. Puede encontrar código de ejemplo aquí. – Brian Element, Instructor acreditado de IDEA y Asesor financiero en obras públicas y servicios y servicios gubernamentales de Canadá

 

Report Reader

P: ¿Qué ventajas tiene utilizar Report Reader?

R: Report Reader es una herramienta incluida en IDEA que permite a los usuarios convertir informes y archivos PDF complejos y difíciles a IDEA. Ofrece las siguientes ventajas:

  1. Capacidad de capturar el proceso de importación como plantilla. Posteriormente, los informes se pueden importar rápidamente usando la plantilla.
  2. Capacidad de editar la plantilla para realizar cambios pequeños al nivel de campo sin tener que rehacer todo el proceso.
  3. Atributos para enlazar encabezados de campos de informe y transacciones de informe con gran facilidad.
  4. Compatibilidad con campos de varias líneas y longitud variable.
  5. Herramientas para trabajar con campos de ancho variable.

En resumen, Report Reader le permite formatear, definir, moldear, ajustar y crear el informe que precisa con los campos de los que dispone. – Jairam, colaborador del foro de IDEA

Si desea obtener más sugerencias o tiene alguna pregunta sobre IDEA, visite www.ideascripting.com.  

 

Alain Soublière:

Alain Soublière cuenta con muchos años de experiencia trabajando con software de auditoría. Fue director ejecutivo de producto para IDEA durante muchos años hasta convertirse en director ejecutivo de estrategia para CaseWare Analytics y más recientemente en director general de estrategia de productos.   

Conecte con:    Alain Soublière

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